Как организовать классное мероприятие и узнать все о ваших клиентах: эффективный способ

Digital-конференции

Дела за день до мероприятия

Подготовка площадки

Проверьте, есть ли оборудование и работает ли оно.

Расположите лаундж-зону и зону еды в отдельном помещении, чтобы те, кто хочет слушать доклады, не мешал тем, кто хочет общаться. И наоборот.

Чтобы гостям было комфортно, убедитесь, что в помещении порядок: мусорные вёдра есть, они пусты и находятся в поле видимости, бумаги в туалетах достаточно, в офисе не душно.

Подготовьте навигацию — покажите указателями, как вас найти, если в коридорах можно заблудиться. В самом помещении покажите, где туалет, чайный стол, зарядки для смартфонов. Распечатайте расписание мероприятия, оставьте или развесьте в стратегических местах, например, на уровне глаз в туалете — гости оценят находчивый UX. Объясните, где можно курить.

Забота и безопасность

В свободном доступе должна быть питьевая вода и стаканчики. Если предполагается перерыв и чайная пауза, приготовьте стол: поставьте чай, кофе, ложки, сахар, стаканчики, чайник с горячей водой или кулер с подогревом воды.

Подготовьте несколько ручек и листков бумаги — гости часто хотят что-то записать, но забывают взять с собой канцелярию.

Позаботьтесь об имуществе компании. Если есть оборудование, смартфоны и ценные вещи сотрудников, их нужно заранее убрать в комнату, которая запирается и попасть в неё могут только организаторы. Будет неприятно, если после мероприятия пропадут дорогие тестовые устройства.

Послезавтра

Помните, был такой фильм-катастрофа? Пересмотрите и готовьтесь. Когда конференция послезавтра (и завтра!), пора запускать скрытые ресурсы.

Вообще золотое правило: приготовьте заранее все то, что можно приготовить заранее. Потому что в последние пару дней на вас все равно свалится всё возможное и невозможное. Если можно напечатать часть бейджиков уже за неделю – делайте, потому что даже на пришедших в последний момент участников (поздние регистрации) уйдет пару часов вашего времени, вероятно, ночного.

И кстати о бейджиках: будьте осторожны с веревочками. Они имеют свойство запутываться, и это может обернуться маленьким филиалом ада на регистрации. Помните:1. чем толще шнурок/лента – тем меньше они запутываются;2. складывайте бейджи стопкой по 30-40 штук, аккуратно разложив ленты, а затем заверните их небольшой петлей.Должно помочь.

Постоянно записывайте каждый шаг, каждую договоренность. В последние дни это будет особенно актуально: телефон звонит каждую минуту, вам надо уладить вопросы с 30-40 людьми одновременно, что-то задерживается, где-то надо перепроверить… Голова идет кругом и очень легко потерять нить

Записки самому себе, пусть даже хаотичные, очень помогут не сойти с ума и не забыть о важном

Не забывайте есть сами и кормить команду. Хорошим решением будет договориться со службой доставки, чтобы два раза в день к определенному времени вам привозили горячую еду (обед и ужин). Если будет возможность за неделю до этого полностью сделать предзаказ и все оплатить – будет совсем хорошо, потому что реально на заказ одного обеда или ужина на несколько человек меньше получаса не уйдет. Это время можно использовать более продуктивно.

Лайфхак. Сейчас каждый второй участник приходит с ноутбуком, а смартфоны есть просто у всех. Позаботившись о зарядке гаджетов, вы получите солидный плюс в карму конференции и повысите количество фоток и постов о конференции в соцсетях. Самое простое решение – десяток удлинителей, подключенных к обнаруженным в конференц-зале розеткам. Еще удобнее – сделать «точку зарядки» с дополнительным сервисом в виде шнурков с мини/микро USB. Идеально – организовать брендированную «точку зарядки» – от вас или от партнера.

Убедитесь, что у всех докладчиков и гостей конференции есть четкая информация о месте проведения и о том, как до него добраться. Чем подробнее – тем лучше. Не ограничивайтесь информацией на сайте, разошлите письма. Ведь наверняка вам не хочется, чтобы сотня человек звонила вам одновременно за 20 минут до начала конференции.

А что потом?

«После праздника горы пластика». Это и про конференцию тоже. Когда все разойдутся, а вы выпьете бокал/бутылку заслуженного шампанского, нужно будет совершить еще один рывок – забрать всё свое, не прихватить чужое и замести следы разрухи в конференц-зале.

Для более-менее безболезненного выезда хорошо бы иметь хотя бы общий список того, что вы сюда привезли – вы устанете, так что с бумажкой или запиской в смартфоне будет немножко проще. Понятно, что флешки-модемы-блокноты потеряются, но если вы уедете с тем же количеством ноутбуков, с которым приехали – это уже успех. Кстати, гости обычно тоже теряют пару айфонов – их тоже забирайте с собой, искать их будут скорее всего через вас, а не через конференц-зал.

На следующий день ближе к вечеру вы проснетесь и поймете, что все закончилось. Это странное ощущение – наверное, его можно сравнить с утром после шумной свадьбы. Стресс закончился, но закончилось и то, чего ждали и планировали в мельчайших деталях как минимум последние полгода.  Еще лежа в постели вы потянетесь к телефону и начнете искать упоминания вашей конференции, отзывы, комментарии, лайки, фотографии, чекины и твиты. Так перебирают и перечитывают поздравительные открытки и фото после праздника, пытаясь удержать обрывки того, что уже случилось.

Впереди еще много рутины – отчеты, документы, подсчеты, финансы и т.д. Отголоски креатива в виде фото- и видеоматериалов, пост-релизов и  интервью. Начатое нужно завершать и возвращаться к привычной жизни. Чтобы за пару месяцев справиться со всеми отложенными делами… и начать готовиться к новой конференции =)

Мероприятие прошло. Что дальше?

Этому стоит придать особое значение, если агентство нацелено на долгосрочное сотрудничество с заказчиком: глубокое понимание целевой аудитории позволит организовать «попадающее в цель» мероприятие и определит ориентиры, как донести до аудитории ценности бренда в следующий раз.

Сейчас мы только разворачиваемся в направлении всестороннего анализа участников мероприятия, чтобы быть уверенными, что каждое последующее мероприятие для постоянного заказчика будет эффективнее предыдущего. То, что изучение аудитории просто необходимо в текущих рыночных условиях, и диджитализация позволяет упростить эту задачу в несколько раз, подтверждают наши коллеги по рынку event-индустрии.

Например, Виктория Камышникова, исполнительный директор компании «Центр Событий» (Be Brand Group) считает, что digital-подход играет большую роль не только из-за массы развлекательных технологий на самом мероприятии, но и ради эффекта «до и после».

Важно изучить реакцию аудитории на различные форматы воздействия «в моменте»: как они реагируют на то, что с ними происходит на самом событии и после него

Основные составляющие подготовки

Итак, о чём и в какой хронологической последовательности нужно заранее подумать организатору:

  1. Когда и где пройдёт конференция? Назначьте дату и подумайте, сможет ли ваш офис вместить ожидаемое число гостей или нужно искать другое помещение. С площадкой лучше определиться за шесть-семь недель до мероприятия.
  2. Кто ваши спикеры? Договориться с людьми не из вашей компании и утвердить все кандидатуры нужно за шесть недель до мероприятия.
  3. Промотирование в соцсетях. Если гости конференции — не только сотрудники компании, нужно, чтобы о вас узнали другие люди. Начинать приглашать участников желательно за четыре-пять недель до назначенной даты.

В статье я подробно расскажу о нюансах каждого блока и о том, что делать, если возникают трудности. После этого расскажу, о чём нужно позаботиться на самом мероприятии и после него.

Анонсирование и промотирование мероприятия

Самый простой способ рассказать о мероприятии — создать встречу во ВКонтакте. Лучше сделать это за месяц до мероприятия. Не пренебрегайте оформлением и попросите дизайнера помочь.

Во встрече укажите место и время начала, тему конференции, кому она будет полезна. Перед тем как приглашать людей, сделайте как минимум три поста, не забывая сопровождать их картинками:

  1. Напишите основную информацию о событии. Не бойтесь повторяться и рассказывать, что здесь вообще происходит.
  2. Расскажите об организаторах, то есть о вашей компании.
  3. Снова кратко напишите о событии, пригласите людей вступать во встречу и просите репоста.

Кроме этого, в каждом посте нужно дать ссылку на форму регистрации. Количество зарегистрировавшихся, как правило, ближе к числу реальных гостей, чем количество отметившихся во встрече.

В полях формы попросите написать имя, фамилию и вид деятельности человека, его номер телефона и имейл. В форме обязательно сообщите, зачем вы просите номер телефона. С ними связан неочевидный лайфхак: за день и за пару часов до встречи вы можете отправить им смс с напоминанием. Сделать это несложно, а вероятность, что сообщение прочитают, высока.

Собрав имейлы участников, вы сможете сделать рассылку после мероприятия: приложить к ней ссылки на презентации и полезные материалы от спикеров. Это даст плюс 50 к пиару вашей компании, ведь вы прислали полезный контент.

Ищите среди знакомых администраторов пабликов, которые могли бы репостнуть сообщение о вашей конференции. Пишите другим IT-компаниям и организаторам подобных событий в вашем городе. Не стесняйтесь — если вам откажут, вы ничего не потеряете, а сомнения только украдут у вас время.

У вас появился список спикеров и докладов? Отлично! Рассказывайте о них в группе. О каждом докладчике — отдельный пост с его предварительно согласованной фотографией, ссылкой на профиль в соцсети, рассказом о нём самом и его докладе. Напомните читателям, что этого человека можно будет услышать на вашей конференции такого-то числа, и приложите ссылку на регистрацию.

Ещё один способ рассказывать о событии и толкать участников конференции к дискуссии — завести Telegram-канал или чат. В нём удобно общаться после мероприятия, распространять обещанные материалы и собирать фидбэк. А ещё в чате участникам будет легче обратиться к вам напрямую.

День X

Будьте готовы, что ночь (или несколько) накануне вы не будете спать. Потому что окончательно всё отвалится в самый последний момент. При этом сама конференция – это праздник, и никому не нужны ваши круги под глазами, помятая одежда и заплетающийся язык. Чем можно себе помочь? Выспаться заранее (считается, что не работает, но если вы и до этого будете спать по четыре часа, то бессонная ночь может вас окончательно добить), утром хорошо позавтракать, выпить свежевыжатый сок (это будет лучше, чем кофе). Стоит подготовить одежду за несколько дней до начала конференции. Если вы девочка – то делать маникюр, стричься и наводить прочую красоту тоже нужно заранее.

Вообще у Главного Дня есть несколько основных правил:

  1. Минимум паники.
  2. Достаточно большая команда.
  3. Четкое распределение обязанностей.
  4. Позитивный настрой по отношению к спикерам и участникам.

Последний пункт действительно очень важен. И вы, и ваши гости очень ждали этот день. У вас к этому моменту силы уже на пределе, но этот праздник вы делали именно для них. Поэтому сделайте последний рывок – подарите его.  Ведь на самом деле, все эти месяцы перед вами стояла только одна задача – сделать так, чтобы ваша конференция принесла удовольствие участникам и спикерам, чтобы они с восторгом вспоминали крутые доклады, отличную атмосферу, ваше гостеприимство и настроение.

Хотя поводов для стресса может быть хоть отбавляй. Например, фотограф придет в …хм… непотребном виде, потому что он художник и вчера был сложный день. Или докладчик скажет, что так и не успел подготовить выступление, поэтому его надо перенести на пару часов вперед, т.к. эти пару часов ему нужны, чтобы быстренько запилить презентацию и придумать, о чем говорить. Рейс ключевого спикера будет отложен на 8 часов, и он прилетит, когда все уже разойдутся. В зале перестанет работать система вентиляции, зато активно включится обогрев. Девушки-промоутеры из модельного агентства, за работу которых вы заплатили неплохие деньги, не только не будут радовать глаз, но и скорее напугают гостей своим видом. Кейтеринг забудет о кофе-брейке. Дремлющего докладчика забудут и закроют на стоянке в машине, а телефон у него, как назло, останется в сумке в багажнике. В общем, вы можете придумать самые странные и нелепые неприятности – а жизнь окажется еще изобретательнее.

Но – помните: ни гостям, ни докладчикам, ни партнерам знать об этом совершенно не нужно. И, кстати, проверено: если из каждого такого случая не делать катастрофу, то и решения найдутся быстрее, и психологически вам и вашей команде будет легче. Так что «улыбайтесь, господа, улыбайтесь»!

Как это делали мы

Один из наших свежих кейсов — интеграция приложения в корпоративную конференцию для крупной табачной компании. Мероприятие объединило 250 сотрудников из нескольких городов. Мы поняли, что приложение – это лучший инструмент, чтобы вовлечь участников в мероприятие и узнать о них все.

 Что мы сделали:

  • Купили готовую платформу для создания event-приложений;
  • Кастомизировали ее под наши цели: внесли в приложение расписание конференции, карту действий (куда и зачем идти), чат для участников, «живую ленту», запустили викторину и так далее;
  • Фиксировали все активности участника (вопрос спикеру, выложенное фото, ответы на викторинах, участие в блоках). В сервисе был общий чат: то есть мы могли и следить за тем, о чем разговаривают участники, видеть, что их интересует в режиме онлайн.
  • Приложение стало основой для геймификации мероприятия — за определенные действия выдавались баллы, которые в дальнейшем нужно было обменять на «цифровое дерево». Геймификация стала не просто инструментом для вовлечения, а мотиватором к совместной работе, сплочению людей. 

Как выглядело приложение

В этом и был запрос заказчика — объединить сотрудников, еще раз посмотреть, как они работают вместе.

Как убедить заказчика, что ему это нужно

Участники рынка event-индустрии не отрицают, что на этапе согласования плана мероприятия у заказчика нередко возникает возражение: как получить гарантию, что денежные вложения в приложение будут оправданы. Почему гости будут скачивать приложение и активно им пользоваться?

Если в рамках корпоративного мероприятия загрузка приложения является обязательным условием, то в условиях массового открытого ивента – нужно вовлекать гостей события «игрой». Скачивайте приложение – зарабатывайте баллы за действия – выигрывайте призы. При входе в приложение система может запросить у пользователя залогиниться через любую социальную сеть – и считайте, что первичная информация об участнике уже «в кармане» заказчика.

Результат от использования приложения можно увидеть и во время, и сразу после мероприятия – можно выгрузить статистику по залогиненным пользователям, посчитать общее количество действий, проанализировать участников по возрасту, интересам.

Подводя итоги, одна из основополагающих задач event-агентств — объяснить клиенту, что исследование аудитории — базис для последующих медиакампаний, следующих мероприятий, «тюнинга» продукта клиента

В плане понимания эффективности мероприятия важно не только кто пришел, но и как сработала запланированная активность, насколько аудитория была вовлечена и получилось ли достичь поставленные клиентом цели

Простыми словами,  digital-инструменты предоставляют заказчику шанс рассмотреть потенциального клиента «под микроскопом».

Можем начинать?

До определенного этапа вся подготовка к конференции – работа абсолютно непубличная, вашей команде стоит пояснить, что до официального запуска проекта информация о нем конфиденциальна.

Запускаться можно тогда, когда у вас есть необходимый минимум:

  1. Общая концепция.
  2. Дата и место проведения.
  3. Программа.
  4. Докладчики (не менее 70-75%).
  5. Стоимость участия.
  6. Сайт.
  7. Возможность принимать оплаты.

Чем раньше вы это сделаете – тем лучше, но не стоит анонсировать конференцию до того, как у вас будет описанный минимум, просто потому что по календарю пришла запланированная дата запуска. Все-таки у вас есть только один шанс произвести первое впечатление.

Спикеры

Просите выступить людей, которых вы знаете. Если лично со спикером вы не знакомы, ищите общих знакомых и попросите представить вас.

Почему нужно искать общие связи? Выступление с докладом на мероприятии — дело 15 минут, но перед ним нужно подготовить доклад, а то и презентацию. Когда об этом вас просит знакомый человек, отказаться или проигнорировать просьбу сложнее, чем в случае, если просит незнакомец. Поэтому не стесняйтесь просить о помощи.

Что должно быть в сообщении потенциальному спикеру:

представьтесь: напишите, кто вы и из какой организации, приложите ссылку на корпоративный сайт — так вы сэкономите собеседнику время;

изложите суть дела: чему посвящена конференция, когда она будет, что вы хотите от человека в связи с этим;

заканчивайте сообщение вопросом. Например, спросите, не хочет ли он встретиться и обсудить формат выступления. Конечно, это стоит делать, если убеждать устно у вас получается лучше;

расскажите, как выступление этого человека поможет вашим гостям прокачать скиллы

Как правило, людям приятно, когда к их любимому делу проявляют внимание и интерес.
Пишите кратко. Пары абзацев в два-три предложения вполне достаточно.

В рамках последующего общения сообщите спикеру хронометраж его выступления, обозначьте дедлайн подготовки материала, в том числе презентации. Подумайте о формате выступления: будет ли это рассказ про опыт, мастер-класс или какая-то ещё форма активности.

Если это мастер-класс, узнайте, нужно ли какое-то оборудование, специальные программы или реквизит. Спросите спикера, кому будет полезен мастер-класс: широкой аудитории или узким специалистам. Всю эту информацию нужно получить от спикера до того, как вы начнёте промотировать событие. Вы должны понимать, какую пользу вы предлагаете гостям.

Если ваши спикеры добросовестно прислали вам презентации за несколько дней до конференции, отсмотрите их на своём проекторе и убедитесь, что текст и изображения хорошо считываются

Это поможет избежать ситуации, когда рассказчик обращает внимание слушателей на презентацию, на которой ничего не видно

Узнайте, можно ли включить презентацию в рассылку после мероприятия или выложить её в соцсетях. Объявите до или во время доклада, что материалы будут доступны позже. Тогда гости смогут спокойно слушать и обдумывать вопросы, а не напряжённо фотографировать слайды. Когда конференция закончится, не забудьте выполнить обещание и выложить презентации.

Что может пойти не так?

Спикер может скинуть вам нечитаемую презентацию за пять минут до выхода. Будьте готовы переместить доклад в расписании, а в это время найти человека, который вместе с автором приведёт презентацию в лучший вид.

Спикер не пришёл. Хорошо, если вы узнаёте об этом за 15 минут до его выступления. Тот же трюк: перемещайте выше других спикеров, или объявите гостям о том, что времени на нетворкинг будет больше.

Всегда будут вещи, которые выйдут из-под контроля. Попытайтесь принять это, сдаваться рано — впереди ещё куча дел.

Хорошо, если вам удаётся наслаждаться процессом.

Начинаем

Шаг номер ноль – определиться, зачем вообще нужна (и нужна ли) вашей компании эта конференция. Нужно понимать, что ресурсы  (временные, человеческие, финансовые) она потянет огромные, поэтому следует хорошо задуматься, что вам от этого будет. Выгоды могут быть прямые и косвенные, но они должны быть.

Следующая задача – собрать команду с четко обозначенными ролями всех участников. Изначально нужно понимать, кто за что отвечает, какую роль выполняет, во что вмешивается, а во что нет. Понятно, что любые идеи и предложения полезны, но до тех пор, пока это не превращается в балаган.

Важно:

  1. У конференции должен быть один координатор, полностью владеющий ситуацией по проекту и имеющий право вето в случае спорных вопросов. У кого решающий голос – на том и ответственность.
  2. Все участники проектной команды должны видеть картинку в целом и четко понимать, за какую часть этой картинки они отвечают.
Оцените статью